Titre Assistant(e) Responsable Unité Opérationnelle (ARUO)

A la suite de la formation, le/la collaborateur/trice est capable d’assister un ou plusieurs directeurs opérationnels ou fonctionnels, un ou plusieurs cadres dirigeants ou un responsable de projet et de contribuer à l’efficacité globale du système.

L’assistant de direction prépare, organise, suit les actions liées à la communication et aux relations internes et externes de l’entreprise ou du service, en conformité avec les directives qui lui sont données et en cohérence avec la stratégie et la politique de l’entreprise. Il facilite par un reporting régulier les prises de décision de son manager.

Il prend en charge en autonomie et par délégation de son supérieur hiérarchique des dossiers spécialisés liés à l’activité de l’entité d’appartenance et/ou en lien avec les Ressources Humaines, la dimension commerciale ou financière de l’entreprise

Compétences visées

Traiter l’information et la communication en interne et externe (ex: réaliser une veille documentaire, système d’information, protection de l’information, archivage, stratégie de communication…)

Organiser et gérer les activités (ex : organisation des agendas et des déplacements, gestion du temps, savoir analyser les activités administratives, animer une réunion, gestion de projet…)

Assister et aider à la décision (ex : réaliser un diagnostic complet de l’entreprise, proposer des stratégies d’évolution…)

Contribuer à la relation commerciale (ex : accueil physique d’un client, découverte des besoins, gérer un litige fournisseur, …)

Contribuer à l’administration des ressources humaines (ex : connaitre les différents contrats de travail, participer au processus de recrutement, diffuser des annonces, détecter les besoins de formations des salariés, gestion des dossiers administratifs, préparer les éléments variables de la paie…)

Contribuer à l’administration financière et comptable (ex : établir, suivre et analyser un budget, suivi des règlements, facturation…)

d’affaires de son entreprise, en prenant en compte sa stratégie.

Programme de la formation

TRAITER L’INFORMATION ET LA COMMUNICATION EN INTERNE ET EN EXTERNE

• Rechercher et traiter l’information, l’organiser, la mettre à disposition, la conserver
• Créer et adapter des outils de communication internes et externes et assurer leur diffusion et leur suivi
• Diffuser l’information en adaptant sa communication écrite et/ou orale aux situations et aux interlocuteurs
• Veiller à utiliser les outils de communication adaptés en respectant les éléments juridiques de diffusion et la confidentialité requise.

ORGANISER ET GÉRER LES ACTIVITÉS

• Organiser un emploi du temps et/ou les déplacements de collaborateurs
• Relayer les impératifs de réalisation et de production des actions
• Contribuer à la gestion d’un projet
• Élaborer, formaliser et faire respecter les procédures.

ASSISTER ET AIDER À LA DÉCISION

• Réaliser un diagnostic
• Rechercher les informations justes et utiles à la prise de décision, les organiser et les présenter à son manager.
• Proposer des outils, des solutions (en tenant compte des contraintes et des coûts)
• Analyser les résultats obtenus.

CONTRIBUER À LA RELATION COMMERCIALE

• Accueillir des clients et/ou des fournisseurs
• Gérer et suivre l’administration des ventes (contrats, facturations…)
• Organiser la veille sur les marchés et les appels d’offre et au niveau réglementaire.
• Traiter les commandes fournisseurs et être en capacité de gérer un litige avec un fournisseur

CONTRIBUER À L’ADMINISTRATION DES RESSOURCES HUMAINES

• Réaliser une veille opérationnelle en droit social (code du travail et réglementations)
• Participer au processus de recrutement, d’intégration, d’accueil d’un salarié
• Participer à la gestion des dossiers administratifs du personnel (absence, congés, formation…)
• Préparer les éléments variables de paie

CONTRIBUER À L’ADMINISTRATION FINANCIÈRE ET COMPTABLE

• Lire et analyser des éléments budgétaires et comptables
• Établir le budget d’une activité et/ou d’une mission
• Suivre et analyser le budget
• Élaborer, renseigner et analyser un tableau de bord